Khi chuẩn bị du học Nhật Bản, việc hoàn thành hồ sơ xin Giấy chứng nhận tư cách lưu trú (Certificate of Eligibility – COE) là bước quan trọng đầu tiên. Để giúp bạn dễ dàng trong quá trình này, dưới đây là checklist các giấy tờ cần thiết và lưu ý cụ thể theo hướng dẫn từ Cục Quản lý Xuất nhập cảnh Nhật Bản (ISA) cho năm 2026.

1. Đơn xin COE (mẫu ISA)

Đơn xin COE là giấy tờ đầu tiên và quan trọng nhất. Hãy chắc chắn rằng bạn điền đầy đủ thông tin, ký tên chính xác và sử dụng mẫu đơn được cập nhật mới nhất từ ISA. Một lỗi phổ biến là điền sai thông tin cá nhân như họ tên hoặc ngày sinh, điều này có thể dẫn đến việc bị từ chối hồ sơ.

2. Ảnh 3×4

Ảnh cần được chụp gần đây, kích thước chính xác là 3×4 cm, phông nền trắng. Bạn cần chuẩn bị ít nhất 2 ảnh. Đảm bảo rằng ảnh không bị mờ, không đeo kính, và thể hiện rõ nét mặt. Lỗi thường gặp là sử dụng ảnh cũ không đạt yêu cầu về kích thước và chất lượng.

3. Bản sao hộ chiếu

Bản sao hộ chiếu cần phải rõ ràng, đặc biệt là trang có ảnh và thông tin cá nhân. Hộ chiếu cần còn hạn ít nhất 6 tháng tính từ ngày dự kiến nhập cảnh vào Nhật Bản. Một số bạn thường quên kiểm tra thời hạn hộ chiếu, dẫn đến việc phải gia hạn gấp rút.

4. Thư chấp thuận nhập học của trường

Thư chấp thuận nhập học là minh chứng cho việc bạn đã được trường Nhật Bản nào đó chấp nhận. Đảm bảo rằng thư có đầy đủ thông tin về khóa học, thời gian học và thông tin liên hệ của trường. Lỗi phổ biến là thiếu dấu xác nhận từ phía trường hoặc thông tin không nhất quán với các giấy tờ khác.

5. Bản dịch công chứng các giấy tờ học tập

Các giấy tờ học tập như bằng tốt nghiệp, bảng điểm cần được dịch sang tiếng Nhật hoặc tiếng Anh và có công chứng. Đảm bảo rằng các bản dịch phải trùng khớp chính xác với bản gốc, không bị thiếu sót hay nhầm lẫn thông tin.

6. Tài liệu tài chính

• Sổ tiết kiệm: Cần chứng minh có đủ kinh phí cho quá trình học tập tại Nhật. Số dư tối thiểu thường vào khoảng 2.500.000 JPY (khoảng hơn 500 triệu VNĐ).
• Giấy chứng nhận thu nhập của người bảo lãnh: Đây là tài liệu chứng minh người bảo lãnh có nguồn thu nhập ổn định để hỗ trợ bạn.

Một lỗi phổ biến là số dư tài khoản không đạt yêu cầu tối thiểu hoặc thông tin người bảo lãnh không rõ ràng.

7. Kế hoạch học tập (Study Plan)

Kế hoạch học tập cần được trình bày rõ ràng, nêu rõ mục tiêu, ngành học và kế hoạch tương lai sau khi tốt nghiệp. Đây là cơ sở để cơ quan quản lý xem xét động lực học tập của bạn. Kế hoạch mơ hồ hoặc không thực tế là một sai lầm cần tránh.

8. Kế hoạch tài chính

Kế hoạch tài chính cần chi tiết về việc bạn sẽ trang trải học phí và chi phí sinh hoạt như thế nào. Nên bao gồm thông tin về nguồn hỗ trợ tài chính từ gia đình, học bổng (nếu có), hoặc làm thêm hợp pháp tại Nhật Bản. Một lỗi thường gặp là kế hoạch không chi tiết hoặc không khả thi.

Việc chuẩn bị hồ sơ xin COE không chỉ cần đủ giấy tờ mà còn đòi hỏi sự chính xác và cẩn trọng trong từng bước. Hãy đảm bảo rằng bạn đã kiểm tra kỹ lưỡng theo checklist trên trước khi nộp hồ sơ. Nếu cần thêm thông tin, bạn có thể truy cập trang web của ISA để tham khảo chi tiết.